پاورپوینت تصمیم‌گیری و پاسخگویی سریع و دقیق (pptx) 8 اسلاید

دسته بندی : پاورپوینت

نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )

تعداد اسلاید: 8 اسلاید

قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :

تصمیم‌گیری و پاسخگویی سریع و دقیق Thinking On Your Feet عنوان تصمیم‌گیری و پاسخگویی سریع و دقیق نوع ابزار مراحل استفاده اجرا موضوع ارتباطات و مهارت ها سطح فردی / گروهی / سازمانی پیچیدگی متوسط هرگاه بتوانید افکار و ایده های خود را در مدت اندکی، به‌صورت یکپارچه و دقیق بیان کنید؛ مطمئن باشید که مخاطبان، ایده های شما را شنیده اند. بنابراین، فردی با اعتمادبه نفس، متقاعدکننده و قابل اطمینان خواهید بود. به هنگام فراگیری این مهارت، "اعتمادبه نفس"، نقش مهمی دارد. زمانی‌که اطلاعاتی را ارائه می کنید؛ یا نظر و پیشنهاد خود را بیان می کنید، مطمئن شوید که در مورد موضوع مورد بحث خود، از اطلاعات کافی برخوردار هستید. این بدان معنا نیست که باید در مورد هرچیزی، تمام اطلاعات موجود را بخاطر بسپارید؛ اما اگر از سطح دانش خود مطمئن باشید، حتی در سخت ترین شرایط، آرامش و آمادگی ذهنی خود را حفظ خواهیدکرد. راز این مهارت در آن است که باید مهارتها و تکنیک های متعددی را یادبگیرید و تمرینات مناسبی را برای شرایطی که احتمالاً تحت فشار قرار خواهیدگرفت، انجام دهید. سپس، هرزمان که با سؤالات یا شک‌های ناگهانی روبرو بشوید، آمادگی لازم برای استفاده از این تکنیکها و تمرینات را خواهیدداشت. در این شرایط میتوانید هنگام ارائه افکار و واکنش های خود، آرامش، استحکام و قدرت خود را حفظ کنید. در همین راستا، به نکات زیر توجه نمایید: 1. آرام باشید. شاید این برخلاف احساس واقعی شما باشد، اما اگر می خواهید صدای شما تحت فشار، آرام بماند و ذهن شما توانایی تفکر داشته باشد؛ باید تا حد امکان آرامش خود را حفظ کنید. •نفس عمیق بکشید. •یک نفس دیگر بکشید و پیام های مثبت و مؤثری را با خود مرور کنید. •عضلات ران، پا و بازوی خود را برای چند ثانیه منقبض کرده و سپس آن‌ها را رها کنید. 2. گوش بدهید. این که "خوب گوش دادن" برای فراگیری مهارت "تصمیم گیری و پاسخگویی سریع و دقیق"، امری حیاتی است، اصلاً جای تعجب ندارد. چرا باید گوش بدهید؟ برای اینکه پیش از پاسخگویی یا تصمیم‌گیری، مطمئن باشید که درخواست یا سؤال را به خوبی درک کرده اید. اگر خیلی سریع به سؤال پاسخ دهید، ممکن است در مسیر نادرست گام بردارید؛ پس برای ارتقای مهارت "گوش دادن" خود، به این نکات توجه کنید : •دقیقاً به سؤال توجه کنید. •به زبان بدن فرد پرسش‌گر نیز توجه کنید. •سعی کنید پیام سؤال یا درخواست مطرح شده را برای خود تفسیر کنید. آیا این یک تهاجم است؟ یک درخواست منطقی برای اطلاعات بیش‌تر است؟ یا یک آزمون است؟ چرا این فرد، چنین سؤالی را مطرح کرده است؟ چه نیتی دارد؟ 3. از فرد پرسش‌گر بخواهید که سؤال خود را تکرار کند. اگر خیلی تحت فشار بودید؛ درخواست کنید که سؤال را دوباره بپرسند. این کار کمی به شما وقت می‌دهد تا در مورد شرایط و واکنش خود بیش‌تر فکر کنید. در نگاه اول، افراد فکر می کنند که اگر این کار را انجام دهند، فردی نامطمئن جلوه خواهندکرد. اما در حقیقت، این کار بدان معناست که شما به موضوع توجه دارید و می خواهید پاسخ مناسب و دقیقی برای پرسش مطرح شده، ارائه کنید. همچنین با این درخواست، فرصت دیگری در اختیار فرد پرسش‌گر قرار می‌گیرد تا سؤال دقیق¬تری را مطرح نماید. به یاد داشته باشید که شاید فرد(افراد) پرسش‌گر نیز تحت فشار یا در زمان کمی سؤال خود را مطرح کرده باشد؛ بنابراین تکرار سؤال، باعث می شود که او نیز افکار خود را بهتر سازماندهی کرده و سؤال دقیق تر و شفاف تری را ارائه کند. با تکرار سؤال، شما نیز فرصت دارید تا نیت و هدف افراد را از پرسیدن چنین سؤالی، ارزیابی کنید. اگر فرد، سؤال خود را دقیق تر و شفاف تر بیان کرد؛ یعنی وی قصددارد اطلاعات بیش‌تری بدست آورد. اما اگر همان سؤال را با تأکید و شدت بیش‌تری مطرح کرد، احتمالاً تنها می¬خواهد تمرکز و آرامش شما را برهم بزند. در این وضعیت، نکته بعدی کاملاً کاربرد خواهدداشت. 4. از تاکتیک های "تأخیری" استفاده کنید. گاهی برای اینکه افکار خود را جمع بندی کرده و خود را آرام نمایید، به زمان بیش‌تری نیازدارید. قطعاً آخرین گزینه شما این است که همان اولین فکری که به ذهنتان می آید را بیان کنید. زیرا معمولاً این واکنش شما را فردی عصبی و نامطمئن نشان میدهد. پس: •خودتان سؤال را تکرار کنید. این کار زمان بیش‌تری را در اختیارتان می گذارد و می توانید دقیقاً مشخص کنید که سؤال از شما چه میخواهد. حتی گاهی میتوانید سؤال را از دیدی مثبت و خوشایندتر نگاه کنید. نمونه؛ "تأثیر توسعه را بر مشتریان چگونه ارزیابی کرده ام؟ آیا اطمینان دارم که در طول توسعه، آن‌ها تجربه مثبتی را خواهندداشت؟" •تمرکز خود را بیش‌تر کنید. شما در اینجا سؤال را از خودتان نمی پرسید تا آن را شفاف تر کنید؛ بلکه سعی دارید ابعاد آن را تا جایی محدود کنید که راحت تر مدیریت شود. نمونه؛ "شما علاقمندید که بدانید من چطور تأثیر این توسعه را بر مشتریان ارزیابی کرده¬ام؟ چه حوزه¬هایی بیش‌تر مدنظر شماست: دردسترس بودن محصول یا خدمات حضوری؟" •از پرسش‌گر بخواهید که سؤال را شفاف تر کند. این کار نیز، پرسش‌گران را وادار می کند تا دقت بیش‌تری داشته باشند و سؤال را مشخص تر بپرسند. نمونه؛ "منظور شما این است که تحلیلی دقیق و با جزییات در مورد اثرات توسعه بر مشتریان ارائه کنم یا فقط می خواهید بدانید که من از چه دیدی و با چه ابزاری به این مسأله نگاه کرده‌ام؟" •از پرسش‌گر بخواهید که واژه های خاص را تعریف کند. ممکن است که مشکل شما، واژه های تخصصی باشد. اگر تعریف دقیقی از واژه ها و ایده های مورد نظر فرد پرسش‌گر داشته باشید؛ مطمئن میشوید که او را به درستی درک کرده اید. 5. از سکوت به عنوان مزیت خود استفاده کنید. بیش‌تر ما فکر می کنیم که سکوت شرایط بدی را ایجاد می کند؛ درحالی‌که اگر به موقع از آن استفاده کنید، بیانگر این نکته است که شما بر افکار خود مسلط هستید و می توانید با مهارت کامل به سؤالات پاسخ دهید. زمانی‌که برای پاسخگویی عجله می کنید، واژه های درستی برای بیان منظور خود انتخاب نمی کنید. پس کمی صبر کنید و به ذهن خود اجازه بدهید تا افکارتان را جمع بندی کند. 6. اطلاعات دقیق و مناسبی ارائه کنید. زمانی که تحت فشار قرار گرفته‌اید، اطلاعات بیش از حد و اطلاعات محدود و کم، هر دو کاربردی برای شما نخواهند داشت. اگر پاسخی بسیار کوتاه بدهید؛ مکالمه را به یک بازجویی تبدیل خواهید کرد (قطعا سؤالات بیش‌تری از شما پرسیده می شود و کنترل شرایط به دست فرد پرسش‌گر می افتد). اگر هم پاسخی بسیار طولانی ارائه کنید؛ توجه مخاطبان را از دست می دهید و به سمت گزافه گویی خواهید رفت. به یاد داشته باشید که از شما سؤال پرسیده نشده است که در پاسخ به سخنرانی پیرامون موضوع موردنظر بپردازید؛ بلکه پرسش‌گر، به‌دنبال جوابی درست و دقیق است. پس به وی احترام بگذارید و اطلاعات مختصر، دقیق و مناسبی را بیان کنید. رعایت این نکته، تمرکز شما را بیش‌تر خواهدکرد. هنگام پاسخگویی، به‌جای اینکه همه ایده های خود را سرهم کرده و بیان کنید؛ یک نکته مهم را مدنظر قرار داده و اطلاعات مناسب با آن را مطرح کنید تا پاسخی دقیق و مطمئن ارائه نمایید. 7. از تکنیک "چه می شود اگر..." استفاده کنید. اگر زمان بیش‌تری صرف کرده و بیاندیشید؛ می توانید سؤال های احتمالی را پیش بینی و پاسخ های خود را آماده کنید. فرض کنید می خواهید گزارش فروش ماهانه را به تیم مدیریت ارائه دهید. گزارش شما بیش‌تر سؤالات واضح را پوشش خواهدداد اما چه سؤالات دیگری را می توانید پیش بینی کنید؟ این ماه چه تفاوتی دارد؟ احتمال طرح چه سؤالات جدیدی وجوددارد؟ چگونه به این سؤالات پاسخ خواهیدداد؟ به چه اطلاعاتی برای پاسخگویی به سؤالات جزئی تر نیاز خواهیدداشت؟ بنابراین سعی کنید که یک طوفان فکری فردی در خصوص سخت ترین سؤالات احتمالی داشته باشید و پاسخ های مناسب را برای این سؤالات، شناسایی و تدوین نمایید. 8. نحوه پاسخ‌گویی خود را تمرین کنید. اینکه چطور به یک سؤال پاسخ می دهید، به اندازه پاسخ شما ارزشمند است. اگر هنگام صحبت، بیش از اندازه مکث کنید یا اشتباهات زیادی داشته باشید؛ اعتمادبه نفس شما را کاهش می دهد. بنابراین برای اینکه گفتگوی خوبی داشته باشید، نکات زیر را رعایت کنید: •با صدایی رسا و قوی صحبت کنید ( قدرت به معنای فریاد زدن نیست!) •در نقاط مناسب، از مکث یا آرام کردن صدا استفاده کنید تا بر منظور خود تأکید کنید. •لحن صدای خود را به تناسب تغییر دهید و توجه کنید که پیام شما چگونه از جانب مخاطبان درک می¬شود. •تماس چشمی را در سطح مطلوب برقرار کنید. •دستور زبان را رعایت کنید. •متناسب با شرایط، رسمیت و صمیمیت را در کلام خود به‌کار ببرید. ابزارهای مرتبط پرورش اعتماد به نفس Building Self-Confidence تصمیم گیری توافقی Consensus Decision Making تکنیک های آرام سازی فیزیکی Physical Relaxation Techniques مزایا افزایش آرامش، استحکام و قدرت کاربردها هیچ فردی ازاین که بازخواست شود یا به سؤالی پاسخ بدهد که انتظارش را نداشته است، خوشحال نمی‌شود. عدم اطمینان، نگرانی و اضطراب ایجاد می کند. این نگرانی نباید از کنترل شما خارج شود؛ بلکه شما می توانید با استفاده از تکنیک ها و استراتژی هایی که مطرح شد، خیلی سریع و با دقت کافی به شرایط واکنش نشان بدهید و کنترل موقعیت را در دست بگیرید. سؤال بپرسید؛ برای خود زمان بخرید و فراموش نکنید که یک نکته مهم را درنظر گرفته و پیرامون آن صحبت کنید. زمانی‌که با تمرکز روی یک حوزه، نظرات خود را ارائه کنید، رفتاری حرفه ای داشته و اطرافیان خود را تحت تأثیر قرار خواهیدداد. معایب زمان نیروی کار دانش هزینه منابع مورد نیاز